Les entreprises font attention à l’intégration, ou onboarding, de leurs salariés. Mais pour se dire au revoir, peu les accompagnent vraiment. Et pourtant, l’offboarding est crucial !
Fin de CDD, démission, rupture conventionnelle, licenciement ou départ en retraite… Toutes les sorties de l’entreprise ne se ressemblent pas. Selon les situations, le salarié part en plus ou moins bon terme et les discours lors du pot d’au revoir, s’il a lieu, résument souvent mal la collaboration passée.
Si les entreprises ont pris conscience de l’importance de l’intégration des nouveaux venus dans le collectif et l’organisation, peu réalisent que la fin de parcours devrait être préparée avec autant de soin. Il est en effet rare aujourd’hui de faire l’intégralité de sa carrière dans une seule et même entreprise, un départ n’est donc pas un échec : c’est le premier élément à retenir pour que l’offboarding se passe bien !
Organiser la transmission
Déjà, le départ d’un collaborateur, que son manager soit content de lui ou non, représente une personne de moins dans le collectif. Même si ce salarié est remplacé, il emmène avec lui un savoir et des habitudes de travail. Rien que pour cela, il est important d’organiser au moins la transmission. S’il est remplacé, pourquoi ne pas prévoir une période de passation, notamment si le départ est un départ en retraite et donc souvent après plusieurs années à emmagasiner de l’expérience ? Mais aussi s’il s’agit d’un aurevoir après une plus courte période : il reste forcément des dossiers en cours qu’il sera plus aisé de reprendre si les informations sont transmises correctement.
Soigner le partant…
Il est aussi souhaitable d’expliquer le pourquoi du départ, et de féliciter le collaborateur pour son nouveau poste. Le monde est petit et on peut être amené à se recroiser, mieux vaut donc partir en bon terme. Et ce pour les deux parties : du côté de l’entreprise, un ancien salarié est un représentant de la marque employeur à l’extérieur ; et du côté du salarié, car la carrière peut amener de nouveaux changements, l’ancien manager peut devenir entrepreneur ou intégrer une autre entreprise en recrutement…
Soigner le partant veut aussi dire faire le point avec lui, comme une sorte d’entretien annuel, de son passage dans l’entreprise. Le but est d’être constructif pour que le salarié avance dans sa carrière d’une part, et de l’autre que l’entreprise entende les critiques (positives comme négatives) pour profiter de ce départ. Qu’est-ce qui lui a plu, recommanderait-il l’entreprise ? Y a -t-il des événements ou organisations qui ont poussé son départ, que changerait-il ?
Cela permet aussi de préparer son éventuel retour, où le fameux « effet boomerang ». Répondre positivement à un besoin de lettre de recommandation (que nombre de salariés hésitent à demander aujourd’hui) va dans le même sens…
et les restants…
Pour le collectif qui reste, il est intéressant aussi de soigner l’offboarding, car un départ peut donner des envies à d’autres d’aller voir ailleurs. Pour éviter l’hémorragie massive, l’entreprise quittée peut organiser une réunion ou un événement d’équipe pour remotiver les restants. Expliquer les projets, se projeter dans un avenir commun, rappeler les tâches et missions de chacun… autant d’attentions qui peuvent redonner une motivation générale.
En pratique
Comme l’onboarding, le départ des collaborateurs, surtout dans les grosses organisations ou celles où le turn over est important, peut être automatisé. Récupération du matériel informatique, des clés et badges d’accès. Etats des lieux de la voiture, solde de tout compte… Un processus carré laissera au salarié une bonne image, et facilitera les choses du point de vue des ressources humaines de l’entreprise, avec un gain de temps précieux.
Un dernier point : pensez à mettre à jour l’organigramme afin de ne pas créer de confusion et de clarifier la situation pour tous, et pour les prochains collaborateurs particulièrement. Un offboarding réussi et organisé facilite aussi l’onboarding des prochains… une vrai cercle vertueux !
Les conseils de Maud Jardin, HR Business Partner chez Lucca, éditeur d’un logiciel de gestion RH :
« Chez Lucca, l’offboarding est très cadré, autant que l’arrivée d’un collaborateur. C’est essentiel, notamment pour la marque employeur. Côté RH, nous organisons un point d’une demi-heure à une heure avec le collaborateur pour bien comprendre les raisons de son départ, s’il est dû à une mauvaise gestion ou à des motivations personnelles. Ce bilan est partagé au manager et le Codir peut y avoir accès, dans une démarche d’amélioration continue. Si nous notons un problème dans une équipe par exemple, nous allons tenter de creuser pour mieux comprendre et ne pas laisser ce bilan végéter ! Enfin, si on sent une opportunité de retour du collaborateur dans le futur – et nous avons eu le cas pendant la crise avec des gens qui ont vécu des « crises de sens », sans qu’elles ne soient liées à Lucca directement-, nous essayons de garder des liens positifs et de les accompagner dans la suite de leur projet, avec par exemple des bilans de compétences. L’idée est que chaque départ se passe le mieux possible (je n’ai jamais eu à gérer de licenciements!) et nous voulons d’ailleurs développer des événements pour ces alumni afin de garder le contact ! »
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