Depuis le début du confinement, le télétravail s’est généralisé à la vitesse grand V. Mais toutes les entreprises n’y étaient pas préparées. Nous vous proposons donc une série d’interviews pour partager les bonnes pratiques d’organisations déjà habituées à bien travailler à distance. Premier épisode avec Camille Fauran, Directrice Générale chez Welcome to the Jungle, start-up lancée en 2015.
En temps normal, vous avez 10 à 15% de vos effectifs en “full remote“, c’est-à-dire des collaborateurs qui travaillent à distance en permanence…
Camille Fauran. Oui, la question s’est posée très tôt chez nous. Notre 4ème employé a en effet été embauché en total remote au sein de notre équipe technique. Pour recruter des développeurs, cela nous semblait indispensable car, en se focalisant sur le bassin parisien, nous nous privions de profils intéressants. Aujourd’hui, la moitié de l’équipe de notre CTO est en télétravail permanent. Et cela a irrigué les autres services. Nous avons, par exemple, quelqu’un au pôle social media qui déménage pour suivi de conjoint et qui va garder son poste à distance.
Qu’avez-vous mis en place pour que cela se passe bien ?
CF. Nous avons élaboré une charte du télétravail qui cadre les choses pour le télétravail partiel et total. Mais la clé pour bien travailler à distance, pour moi, c’est la confiance. Nous maintenons un lien régulier. Les collaborateurs viennent une fois par mois au siège, ils sont aussi présents pour les grands temps forts de l’année, comme les réunions trimestrielles et les team-building. Nous nous assurons aussi qu’ils travaillent dans de bonnes conditions, avec tout le matériel nécessaire, que ce soit chez eux ou dans un espace de coworking. Pour le télétravail partiel, nous demandons de prévenir 24h à l’avance. C’est une pratique très courante, mais cela dépend, bien sûr, du métier et de la personnalité de chacun.
Comment vous êtes-vous organisés avec le confinement ?
CF. Quand on a senti que la crise s’aggravait, nous avons rapidement réfléchi aux process à mettre en place pour généraliser le télétravail. Nous avons monté une task force avec les collaborateurs qui travaillent déjà en permanence à distance pour bénéficier de leurs retours d’expérience. Ils nous ont aidés à anticiper ce qu’il fallait prévoir : les outils pour assurer des visioconférences avec toutes les fonctionnalités (nombre de participants, durée, fréquence illimités…), une bonne communication avec des rituels, des documents pour aider les managers à organiser des réunions à distance, écrire les process pour répondre de manière efficace aux questions récurrentes, etc. Cela nous a permis de réagir vite à l’annonce de la fermeture des écoles et du confinement. Nous avons aussi mis en place de courtes sessions de formations assurées par ces mêmes collaborateurs. Nous utilisons, encore plus que d’habitude, Slack comme messagerie instantanée pour fluidifier les échanges. Enfin, nous avons lancé un sondage hebdo pour prendre le pouls de nos équipes. Ont-ils le bon matériel ? Comment vont-ils ? Arrivent-ils à travailler ?
Vous devez avoir, comme beaucoup d’entreprises, des situations très différentes : des personnes vivant seules chez elles, d’autres avec des enfants, etc. Comment gérez-vous cela au quotidien ?
CF. Nous sommes pragmatiques. C’est aux managers d’identifier les membres de leur équipe qui sont isolées et/ou ne vivent pas bien le confinement. Ils recréent des rituels conviviaux et informels : pour certains ce sera un café par Skype avant de démarrer la journée de travail, pour d’autres un verre via Zoom en fin d’après-midi. Il y a ainsi des contacts quotidiens. Pour les parents, le mot d’ordre c’est la flexibilité. Nous partageons nos agendas en ligne et certains y mettent des créneaux en pleine journée pour s’occuper de leur bébé, faire l’école à la maison, etc. Nous comprenons tout à fait que les journées de travail ne puissent pas être les mêmes que d’habitude ! Les managers font preuve de compréhension, surtout que certains sont eux-mêmes concernés. A chacun de trouver son rythme et de déterminer les plages horaires consacrées à la sphère professionnelle.
Quels sont, selon vous, les écueils à éviter en cette période de confinement ?
CF. Le premier serait de continuer à communiquer comme d’habitude. L’entreprise doit être pro-active pour voir si la situation est difficile à vivre pour certains. Il faut donc dynamiser la communication interne. Le deuxième écueil serait de faire preuve de méfiance, de contrôler les heures de connexion, le temps de réponse aux mails, etc. Ce n’est agréable pour personne, et ce n’est pas efficace non plus.
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