Les mails peuvent évidemment être un formidable outil de collaboration et de communication. A condition de les utiliser à bon escient. Pour ce 5ème “Happy Team“, Noémie Martin Pascal, co-fondatrice de la start-up Bloomr, vous donne des pistes à suivre individuellement et collectivement.
“8h du matin. Déjà 42 mails dans ma boîte de réception.
J’ouvre le premier. C’est pour une collecte pour le départ de Jim à la retraite. C’est qui, Jim ? Poubelle
Mail #2 : Marie nous informe, moi et 19 autres personnes en copie, de l’avancée du projet X…sur lequel je ne bosse plus depuis 4 mois. Poubelle
Mail #3 : Léon me demande des infos pour son reporting, à lui envoyer de tout urgence dans la demi-heure qui suit. Pas le temps, ça attendra. Je le repasse en non-lu.
Mail #4: Max « T’as 2mn dans 5mn? » Je pivote d’un quart de tour sur ma droite. Max est assis-là, à 1 mètre de moi. Je lui réponds. « Oui Max, je suis dispo dans 5mn » Poubelle
Mail #5 : Rapport reçu de Jo, en plus de 35 autres personnes. J’archive.
Mail #6 : Laure : “je vous ai déjà envoyé un chat et un WhatsApp sur le sujet mais je vous le redis par mail au cas où la réunion de demain a été reportée”
10h. J’ai supprimé 70% des mails, répondu à 20%, archivé le reste. Plus que 15 à traiter.
Je rafraîchis ma page. 27 mails. Soupir.“
Ça l’air de rien comme ça, un mail. On clique sur un bouton et hop ! Une seconde plus tard, notre destinataire reçoit l’information.
C’est tellement pratique. On n’a même plus besoin de se lever pour interrompre le collègue du bureau à quelques pas.
Trop pratique, à vrai dire. Au point que bien souvent, on en use et abuse. On s’échange des courriels par automatisme, sans toujours s’interroger sur le bien-fondé de l’envoi.
Quelques chiffres
- Les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur (étude Adobe, août 2015)
- 121 courriels sont reçus en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur. (Radicati Group, rapport 2014-2018)
Résultat : les mails sont devenus une grande source de stress et de distraction au travail. Les notifications permanentes nuisent à notre attention. La surabondance d’information alourdit la charge cognitive. Ceux qui ont pour habitude de bombarder les collègues de mails le soir et le weekend (souvent les managers) mettent la pression sur ceux qui ne les lisent qu’à 8h du matin. Les mails alimentent souvent les tensions, parce que par écrit, on n’a ni le ton ni les gestes et expressions de son interlocuteur, ce qui peut créer des malentendus.
Enfin, parce qu’on passe tant de temps à réagir, à des demandes, à des urgences, et à des notifications qu’on n’a moins de temps pour se concentrer sur un travail de fond satisfaisant. Bref, l’abus de mail est dangereux pour le bien-être au travail. Sans compter l’impact écologique de cet abus de mail. Saviez vous que l’envoi d’un mail avec une pièce jointe de 1 Mo, c’est 19 grammes de C02 émis et une consommation électrique équivalente à celle d’une ampoule pendant une heure (ADEME).
Voici quelques bonnes pratiques à adopter pour une gestion plus sereine et une utilisation plus efficace des mails :
– Avant d’envoyer un mail, se demander si c’est vraiment le mode de communication plus adapté. Ne vaudrait-il pas mieux prendre le téléphone ? Ou se déplacer en personne ? Par exemple, si 10mn sont nécessaire pour lire le mail, c’est peut être qu’il est trop long et que ce n’est pas le meilleur choix.
– Utiliser les « répondre à tous » et mise en copie avec parcimonie.
– Eviter la mise en copie systématique. Avant d’ajouter des destinataires, toujours se demander si l’information contenue dans le mail leur sera vraiment utile. Saviez vous que multiplier par 10 le nombre des destinataires d’un mail multiplie par 4 son impact carbone ?
– On a tendance à vouloir informer tout le monde de tout, supposément pour améliorer la collaboration et se couvrir en cas de pépin. En réalité, cela crée une surcharge inutile. Si vous pensez que quelqu’un devrait avoir un document ou une info dans ses petits papiers, placez plutôt cette information quelque part pour la rendre accessible à la demande en cas de besoin
– Respecter le B.A.BA de la politesse : introduire ses mails par une salutation, soigner ses demandes de service (s’il te plait, merci. A minima)
– Limiter au maximum les fautes d’orthographe
– Eviter le simple transfert de mail sans autre forme d’introduction (avec souvent le message sous entendu « j’ai besoin que tu t’en occupes ou que tu regardes » mais sans demande en bonne et due forme). C’est désagréable et peu courtois.
– Faire usage de la mise en copie de la hiérarchie avec beaucoup de parcimonie. Si vous avez un problème à résoudre avec un collègue ou que vous jugez qu’il ne prend pas ses responsabilités, parlez en de vive voix.
– Etes-vous sûr.e que ce mail est une urgence ? Si ce n’est pas vraiment le cas, évitez de faire comme si ça l’était. Ne demandez pas une réponse pour le lendemain si vous ne comptez pas vous en servir avant 10 jours, par simple peur de ne pas l’avoir à temps. Si possible, indiquer la date limite dans le titre du mail.
– Rédiger des objets clairs et descriptifs. Eviter les conversations à rallonge. Si votre mail porte sur un nouveau sujet, optez pour un nouvel objet et si la conversation par mail s’étire, peut être vaudrait-il mieux en parler de vive voix ?
– Dans la mesure du possible, limiter l’envoi de mails aux horaires de bureau. Personne ne sera impressionné que vous envoyez des mails à minuit. Respectez le droit à la déconnexion !
– Poser ses règles. Annoncer aux autres à quoi s’attendre : « je lis mes mails X fois par jour, entre telle heure et telle heure. Sauf urgence, je me donne X temps pour y répondre. En cas d’urgence absolue, contactez moi par téléphone ».
– Pourquoi ne pas proposer à votre équipe d’établir une charte de bonnes pratiques : des règles collectives pour l’usage de mails en interne ?
Les entreprises, quant à elles, ont tout intérêt à envisager des formations, ateliers, ou sensibilisation sur ce sujet, afin d’instaurer des pratiques communes écologiques sur tous les tableaux.
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