Le déconfinement va entraîner un retour très progressif au bureau. Comment bien le préparer ? Au-delà du port de masques et de la mise à disposition de gel hydroalcoolique, quelles bonnes pratiques mettre en place ? Concrètement, quels aménagements et changements prévoir ? Voici plusieurs avis d’experts et des solutions à expérimenter.
Selon une étude de BNP Paribas Real Estate, 38% des actifs souhaitent retourner sur leur lieu de travail, reprenant peu ou prou leur rythme d’avant confinement, et 32% sont favorables à un entre-deux : retourner en partie sur leur lieu de travail tout en conservant des jours de travail à distance. Parmi les motivations du retour au bureau : le souhait d’une reprise de l’activité de l’entreprise (38%), les conditions matérielles de leur lieu de travail (32%), mais aussi l’envie de revoir ses collègues après 2 mois à distance (31%).
Qu’il soit immédiat ou progressif, le retour au bureau nécessite en tout cas une réelle anticipation de la part des entreprises, afin d’assurer la sécurité et la santé des salariés. Il en va, pour 94% des sondés, de la responsabilité directe des dirigeants d’entreprises, bien plus que celle du gouvernement (87%). A noter que pour 9 Français sur 10, cette responsabilité incombe aussi aux salariés eux-mêmes…
Philippe Morel, co-fondateur de Dynamic Workplace : “Les grands espaces tertiaires, peu digitalisés, peu serviciels et rarement chaleureux devront faire peau neuve ! Il sera nécessaire de redonner envie aux collaborateurs de venir travailler ensemble, dans la « maison commune » de l’entreprise. De la qualité de ce travail collectif naît la confiance entre les équipes, l’adhésion au projet de l’entreprise, la fierté d’appartenance, et donc la réussite. Pour cela, il faudra à la fois faire des économies sur les mètres carrés inutilisés et investir dans les services et l’animation des espaces. C’est grâce à l’intervention d’un opérateur d’espaces tertiaires, garant de la qualité d’usage du lieu de travail et de l’expérience collaborateur, que la « maison commune » se réinvente et devient un réel lieu de vie.”
Béatrice LE CLANCHE, dirigeante d’awen et space planner : “Le retour au travail dans un schéma identique à l’avant COVID 19 serait inapproprié. La première question est celle de la sécurité au travail. Concrètement, comment mettre en place la distanciation ? Pour retrouver les bienfaits du collaboratif, il faudra privilégier les réunions en petit comité et certainement mettre en place l’alternance des équipes pour diminuer le nombre de personnes en même temps dans un même lieu. Revenir aux bureaux fermés ne sera pas la solution non plus, car trop coûteuse. Même si cette configuration est plébiscitée par 65 % des salariés, elle ne parait pas raisonnable. L’aménagement des espaces va de fait être un des premiers sujets à traiter. Pour envisager le monde durable de demain, d’un point de vue économique, sociétal et environnemental, grâce aux nouveaux modes de travail, l’entreprise peut favoriser la rénovation, le réaménagement plutôt que d’investir dans de l’immobilier neuf. Ensuite pour l’agencement des espaces, le signal fort de l’employeur vers les salariés sur ses engagements environnementaux serait de privilégier les mobiliers ou matériaux de fabrication française, de l’écoconception, de l’upcycling et du réemploi.”
Jennifer Plaisant, fondatrice de DécoForDesk : “Les dirigeants doivent surtout montrer qu’ils sont attentifs au bien-être et à la santé de leur collaborateurs. Pour cela, il y a bien sûr le respect des normes sanitaires et de premières actions à mener, comme l’achat de protection en plexi par exemple. Ces premières actions, qui sont essentielles, doivent être couplées à une réflexion plus global sur les espaces de travail avec des professionnels. L’objectif ? Réfléchir à plus long terme à une optimisation des espaces de travail afin de les rendre agréables et conformes aux nouvelles normes sanitaires qui risquent de durer.”
Thibaut Beguier, fondateur de In-Spir : “Pendant cette période si particulière, notre perception de l’espace de travail et de toutes les interactions qu’il engendre est chamboulée. Dans notre cerveau, trois semaines suffisent à construire une habitude. Lors du confinement, chacun d’entre nous a donc créé de nouvelles habitudes, quand d’autres ont disparu. Je vous invite à avoir une réflexion sur ces habitudes : lesquelles vous manquent le plus, le moins ? Mais surtout : lesquelles vont vous manquer lorsque vous serez de retour au travail ? Prendre un bain de soleil, respirer l’air frais et parfumé de son jardin, profiter du sourire de ses enfants… Tout ceci nous amène à réfléchir à notre manière de réintégrer nos collaborateurs dans nos espaces de travail. Comment gérer l’après, comment faire coïncider les volontés de chacun ? Beaucoup d’entre nous appréhendent leur retour au travail.
Prenons le temps d’écouter les appréhensions de chacun. Laissons nos collaborateurs s’approprier de nouveau les locaux comme au premier jour. Donnons encore plus de liberté et de flexibilité qu’auparavant. Chez In-Spir, nous sommes convaincus qu’il faut engager les collaborateurs dans la démarche de retour au travail. Les surprendre dès leur retour dans les locaux avec des attentions particulières, leur montrer que nous prenons soin d’eux. Bien au-delà des obligations sanitaires, nous devons les rassurer sur notre gestion de la crise. L’environnement de travail doit donner envie de revenir et d’y passer du temps en toute sérénité. Chaque espace doit être aménagé pour permettre le bien-être de chacun, respecter et s’adapter aux collaborateurs. Notre mission au quotidien est de créer des ambiances olfactives pour offrir un environnement de travail accueillant et des espaces de détente apaisants. Aujourd’hui, le travail effectué auprès d’organismes de recherche sur l’impact des parfums sur le stress post-traumatique et l’anxiété, nous le mettons au service des entreprises. Car plus que jamais, vous devez vous y sentir bien !”
L’équipe de Nap&Up : “Après des semaines de confinement, le retour à la normal s’avère stressant pour beaucoup d’entre nous. Au-delà du respect des mesures d’hygiène voici deux idées pour prendre soin de la santé de vos collaborateurs :- Réaménager les espaces de travail pour favoriser le bien-être des personnes ne pouvant pas privilégier le travail à distance. Par exemple, une salle de réunion peut se transformer en salle de sieste l’après-midi afin d’offrir un moment de détente durant la journée.
– Permettre à ses collaborateurs de faire des pauses revitalisantes et relaxantes. Cela peut passer par de la méditation, de la sophrologie, des exercices de yoga… Nos capsules audio sont ainsi réalisés par des partenaires sophrologues et hypnothérapeutes pour répondre aux besoins de chacun durant la journée de travail.”
Céline Tixier, fondatrice de l’agence C-Cohérent : “Alors que le confinement a favorisé de gré ou de force un travail d’introspection de chacun face à son travail (capacité ou non à télétravailler, quête de sens, reconversion possible, etc.), le retour au bureau ne sera pas qu’une simple affaire de masque et de gel hydro alcoolique. Afin d’en assurer sa réussite, il doit être abordé sous l’angle des usages et chaque collaborateur doit être en mesure de répondre aux questions suivantes :
1. Quels modes de déplacement puis-je utiliser? Quels sont les plus sécurisants?
2. Quel poste de travail vais-je occuper (le même qu’auparavant ou pas, en flex office)?
2. Quelles tâches/fonctions dois-je effectuer au cours de la journée (échanges téléphoniques, réunions, concentration individuelle, etc.) et à quels typologies d’espace cela correspond-il?
3. Les espaces dont j’ai besoin seront-ils disponibles et sécurisés?
4. Comment seront organisés les temps de détente (pause café et déjeuner) : quelles seront les mesures de sécurisation des espaces dédiés? Ou bien seules les initiatives individuelles (thermos personnel, déjeuner “fait maison”, etc.) et uniquement à son poste de travail seront autorisées?
Il revient à l’entreprise et à chacun de ses collaborateurs quel que soit son niveau hiérarchique de se poser ces questions (liste non exhaustive) sur l’usage des espaces en période post-confinement puis d’anticiper ses propres “ressentis” afin d’envisager ou non “le retour au bureau” avec le plus de sérénité possible.”
Lena Soffer, fondatrice de Plantez Respirez : “Pour respecter la distanciation sociale afin de travailler ensemble dans un espace professionnel protégé, pourquoi ne pas installer des îles végétales ? Elles peuvent en effet servir de séparations entre les collaborateurs et leur permettent de se (re)connecter au monde végétal. Si le confinement nous a enseigné quelque chose, c’est notre besoin d’être en contact avec le vivant et la nature. Ainsi, végétaliser les espaces de travail permet de séparer les espaces de façon vivante, verte et saine. Pourquoi saine? Parce que l’air des bureaux est souvent très sec à cause du chauffage et de la climatisation. Plantez Respirez se base sur les recommandations de la NASA pour améliorer ce taux d’humidité de l’air et contribue, pour chaque île végétale louée, à la protection de la forêt amazonienne. Une solution durable.”
Nous vous conseillons également la lecture du guide de Steelcase sur l’espace de travail post-covid qui propose notamment des stratégies d’aménagement et des idées de nouvelles configurations, mais aussi le livre blanc “Confinement : les enseignements à retenir” de Nolwenn Anier : “L’espace de bureau reste malgré la flexibilité des espaces de travail un lieu important pour le développement d’une identité organisationnelle. Pour cela, l’espace de bureau doit permettre à la fois l’échange et la convivialité, mais aussi l’expression individuelle de chaque salarié. Le confinement aura rappelé, même pour les
télétravailleurs les plus aguerris, l’importance de ce lieu de partage et de discussion.”
“Un bon environnement de travail physique gagne en importance en temps de crise : il devient un lieu de rencontre et d’interaction – un lieu qui reflète les valeurs culturelles de l’entreprise”, confirme Nora Fehlbaum, PDG de Vitra. Dans son e-paper “Se préparer à la nouvelle normalité“, six hypothèses sont élaborées :
– Des normes d’hygiène renforcées seront maintenues.
– Le travail à distance deviendra beaucoup plus courant
– Nos modes et lieux de réunions changeront
– De nouvelles règles seront élaborées pour les espaces communs et les aménagements de bureaux seront adaptés. Les espaces de travail très fréquentés, le travail côte à côte avec d’autres personnes ou la réaffectation, chaque jour, à un poste de travail nomade différent seront remis en question lorsque nous retournerons dans nos bureaux après la crise. Toutefois, cela ne signifie pas nécessairement que nous reviendrons aux bureaux cloisonnés ou cellulaires. Les entreprises doivent veiller à ce que leurs employés gardent leurs distances et réduire l’utilisation partagée des objets et des espaces.
– Les espaces de travail physiques qui subsistent feront l’objet d’un investissement conscient
– L’esthétique va changer, ou non ? Grâce au COVID-19, nous avons appris que nous pouvons travailler presque partout. Ainsi, se rendre au bureau devient une décision consciente et délibérée. Nous voulons rencontrer nos collègues, accomplir des tâches spéciales ou nous mettre au diapason des objectifs et des valeurs de notre employeur. Un fil conducteur que nous rechercherons tous est le facteur humain. Le bureau peut et doit se démarquer par un aspect quelque peu plus formel que nos maisons, mais d’une manière qui réponde aux besoins humains élémentaires après la crise. Il doit procurer un sentiment de confort, de protection et de sécurité, tout en répondant à des normes d’hygiène accrues. Il est possible que de nouvelles formes, couleurs et matériaux apparaissent pour répondre à ce besoin.
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