Tous les travailleurs, et les Français particulièrement, passeraient beaucoup de temps de travail à effectuer des tâches déjà faites par d’autres et seulement 13% de leurs temps à des tâches stratégiques. De lectures de mails en réunions inutiles, les journées de travail seraient ainsi peu productives. Comment se concentrer sur les missions à valeur ajoutée ?
(Article publié le 6 mai 2021)
Les Français passent 66 % de leur temps de travail sur du « work about work » (réunions superflues, activités de suivi, etc.). Soit en moyenne 4 h et 58 minutes sur des tâches déjà accomplies par d’autres chaque semaine. C’est plus que dans n’importe quel autre pays analysé dans l’étude L’anatomie du travail en 2021 menée par le cabinet Sapio Research pour Asana, un outil de gestion de projet en équipe. « Il ne reste aux Français que 21 % de temps à consacrer au travail qualifié et 13 % pour des activités stratégiques (planification d’entreprise) », poursuit l’étude. Seul un quart de nos journées de travail serait donc productif ?
Les mails, sms et appels nous font perdre du temps. Les clics de site en site pour lire des informations, parcourir des sites de ventes en ligne, planifier ses prochaines vacances… Aussi ! Mais surtout, en croyant travailler, en restant concentré, le salarié perdrait du temps en lisant des mails qui ne lui sont pas destinés, mais dont il est mis en copie car c’est l’usage. En rédigeant un rapport sur une réunion alors que chaque collaborateur intéressé était présent. En participant à une réunion (ou à une visio-conférence) pour laquelle il n’avait aucune raison d’être là. Cela concerne aussi les répétitions de l’organisation du travail, la vérification du statut d’un projet ou la gestion de priorités changeantes…
Ainsi l’étude de Sapio research a analysé qu’un employé passerait 5 heures par semaine à réaliser des tâches déjà effectuées par un collègue et 3 heures par semaine à des réunions qui ne le concernent pas… avec une incidence sur sa motivation. Car se sentir inutile ne donne pas le moral !
Comment éviter de perdre son temps sur un travail qui ne fait pas avancer l’entreprise et se concentrer sur le nécessaire ?
1° Lister ses priorités et s’y tenir pour éviter de passer d’un dossier à l’autre : c’est principalement le rôle du manager de définir clairement quel membre de l’équipe se consacre à quelle tâche.
2° Définir des moments réservés à la consultation des emails (par exemple le matin en arrivant à son poste de travail, à 11h avec un café, à 13h30 après le déjeuner et en fin de journée).
3° Tenir à jour un planning (ou une to-do-list) des choses à faire afin de ne pas avoir à y penser continuellement ou à les re-noter sur des papiers volants cinq fois par semaine.
4° Définir des objectifs pour chaque jour de la semaine, sans vouloir en faire trop.
5° Limiter le nombre de réunions et de personnes présentes à chaque réunion et ordonner, pour chacune, des lignes directrices et des objectifs clairs (et idéalement un temps réduit).
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