Depuis mars 2020 et le premier confinement, avec l’obligation de télétravailler dans tous les métiers où cela est possible, certains salariés ont commencé leur activité à distance. C’est à dire rencontrer leurs collègues en visio, découvert l’entreprise sur des slides et échanger avec les clients et fournisseurs par téléphone ou écrans interposés uniquement. Drôle de période où certains font preuve d’imagination pour rendre les débuts plus faciles.
Passé la phase d’entretiens de recrutement (de plus en plus en visioconférence), ceux qui ont décroché un nouveau job depuis mars 2020 découvrent leur entreprise en mode Covid. C’est à dire, pour beaucoup en télétravail ou en effectif (très) réduit. Une intégration particulière côté salariés et employeurs, qu’il vaut mieux réfléchir afin que tout se passe pour le mieux et que chacun ait envie de confirmer la période d’essai.
Un parcours d’intégration mieux balisé
Pour constituer le dossier RH, rassembler les informations bancaires, donner les informations sur l’entreprise ou fournir le planning, la distance ne complique pas vraiment la donne, à condition de préparer chaque étape et de rédiger les notes utiles (un peu de temps à passer donc). Mais pour l’ambiance, la culture d’entreprise, l’intégration dans une équipe ? « Forcément c’est plus compliqué… Arriver dans une nouvelle entreprise est toujours stressant, et la distance rajoute de la pression car le collaborateur est coupé de tous les échanges et informations de l’entreprise », commence Cécile Leroy DRH de Sarbacane, à Lille, qui s’attache, avec son équipe, « à mieux flécher les choses sur deux ou trois semaines ».
Marie, embauchée comme assistante de direction d’une PME en janvier dernier raconte qu’elle a du mal à reconnaître ses collègues quand elle les voit, les jours de présence au bureau. « Un jour un développeur s’avance vers la porte et le temps qu’il mette son masque, je découvre qu’il a une barbe, que je n’avais jamais vue… Je ne l’avais pas reconnu du coup », raconte-elle en riant ! Une anecdote amusante… si ce n’est qu’elle illustre la difficulté de voir vraiment ce qui se cache derrière le contexte pandémique.
Speed meeting et cafés à distance
Alors certaines sociétés, comme Unow, organisme de formation en ligne, préparent dans le détail cette période d’onboarding (intégration). « Avant c’était un peu improvisé » reconnaît le DRH Pierre Monclos. Désormais, les réunions importantes sont enregistrées et les nouveaux salariés visionnent le replay pour comprendre les enjeux stratégiques. Deux parties, accompagnement d’une part et autonomie d’autre part, ont aussi été définies pour accompagner le nouveau venu dans sa prise de poste, notamment sur Trello. « On fait des check-list des points à évoquer avec telle ou telle personne, avec qui on a déterminé ses disponibilités à l’avance », complète Pierre Monclos. Enfin, pour rencontrer les collègues, des speed meeting et des cafés à distance sont organisés. Soit quatre personnes tirées au sort qui s’organisent pour se rencontrer, échanger, se parler, comme si elles se retrouvaient à la machine à café. Avec un avantage par rapport à l’ancien monde : des tirages au sort mélangent les gens et services invités à ces cafés. « Les salariés de Lyon et Paris échangent plus qu’avant grâce à ces cafés que nous pensons garder dans le futur », apprécie le DRH.
Si Cécile Leroy, de Sarbacane espère vite retrouver les bureaux, elle reconnaît que l’intégration à distance « ça se fait » ! Mais il faut être plus vigilant à chaque personne et appeler plus régulièrement les collaborateurs pour s’assurer que tout va bien, et éviter les incompréhensions », conseille-t-elle.
Le saviez-vous ?
Alors que 12% seulement des collaborateurs trouvaient leur onbarding réussi en 2019 selon un étude Gallup, les entreprises ont des efforts à faire… en plus de toutes les autres tâches à gérer dans ce contexte particulier. Avec un objectif : éviter le turn over. D’après une étude du Wynhurst Group, les employés qui ont bénéficié d’un processus d’intégration structuré ont près de 60% de chances supplémentaires de travailler dans la même entreprise après trois ans. L’enjeu est donc de taille.
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