Ah, les réunions ! C’est souvent LE point noir de la vie entreprise. Pourtant, elles peuvent être un moment stimulant et mobilisateur. Encore faut-il bien les préparer et les animer. Pour ce troisième “Happy Team“, Noémie Martin Pascal, co-fondatrice de la start-up Bloomr, vous donne des pistes à suivre (ou pas !).
La réunion est perçue comme le moment le plus adapté par 36% des cadres pour prendre des décisions (1). Oui mais voilà, nous, Français, sommes passés champions en titre de la réunionite. Les cadres y passeraient ainsi 23 jours par an selon un sondage Ifop. Tout ce temps passé en réunion – à discuter et à réfléchir – est pris sur le travail de terrain, sur l’action qui permet de faire avancer les projets. Or, 1 fois sur 2 (a minima) ces réunions sont jugées inutiles, que ce soit par manque de préparation, de dialogue, d’objectif clair ou d’organisation.
Notre recette pour une réunion improductive !
Imaginez que vous décidiez de désengager vos collègues les plus motivés. Pour cela :
Invitez un maximum de personnes sans leur dire pourquoi leur présence est requise. Omettez l’ordre du jour. Perdez-vous en digressions. Autorisez les débats stériles et les joutes oratoires. Laissez mariner suffisamment. Vous obtiendrez des collaborateurs qui se rendent en réunion par obligation, avec nonchalance et plusieurs minutes de retard, et sautent sur l’occasion pour répondre à quelques mails ou flâner sur leur téléphone, en attendant passivement que cela se passe.
Le remède contre la réunionite aiguë ?
Etape 1 : organisation et préparation
- Avant d’organiser une réunion, on se pose la question de sa pertinence. Y-a-t-il un mode de communication ou de partage plus adapté ? Transmettre un simple mémo ne serait-il pas plus judicieux ? Ou un mail ? Un appel ?
- On n’invite que les VIP, les personnes qui ont réellement quelque chose à apporter.
- On définit un objectif et un ordre du jour clairs, et de préférence ciblé pour assurer une réunion courte et efficace.
- On respecte les horaires de bureau en évitant par exemple les réunions qui démarrent à 17h. On évite aussi le créneau post-déjeuner si on veut compter sur les pleines capacités des participants.
- Éventuellement, on fait circuler un document en amont pour que les participants en prennent en connaissance et pouvoir rentrer rapidement dans le vif du sujet et on leur demande si besoin de préparer tel ou tel point avec des chiffres ou données
Etape 2 : Déroulé
- On arrive un peu à l’avance pour vérifier que le matériel marche (et qu’on a accès à la salle !).
- On démarre à l’heure. On finit à l’heure. Basique. Et on prévient les participants que la ponctualité est requise (voire annonce que les retardataires trouveront porte close).
- On respecte le timing : on alloue un certain temps aux différents points abordés qu’on le précise dans l’ordre du jour …et on s’y tient. On coupe court aux bavardages et aux discussions stériles.
- On assigne des rôles : une personne pour animer et maintenir les objectifs, une pour veiller au temps, une pour prendre des notes et rédiger un compte rendu… En fonction des réunions, une même personne peut tenir plusieurs rôles
- On fait au plus court. Idéalement moins de 45 mn. Short & sweet comme on dit en anglais.
- On distribue la parole équitablement pour laisser à chacun l’opportunité de s’exprimer. Pourquoi ne pas expérimenter avec le bâton de parole (celui qui s’en empare réclame de s’exprimer sans être interrompu) ou une boite à meuh lorsque quelqu’un s’étend trop longuement ?
- On garde le tout dynamique. On peut utiliser les présentations, mais pas systématiquement, et pas plus de quelques slides.
- On clôt la réunion en définissant les prochaines actions.
- On envoie un compte rendu. Aux participants, d’abord, mais aussi aux personnes susceptibles de trouver l’information utile (sans spammer pour autant ! On sélectionne).
- On teste la méthode ROTI (pour Return On Time Invested) : à main levée chacun note l’utilité de la réunion de 1 à 5.
Etape 3 : Attitude
- Lorsqu’on mène une réunion, on reste attentif à ce qui se passe autour. Les participants piquent du nez, s’agitent, s’agacent ? On s’arrête un instant pour comprendre ce qu’il se passe.
- On prend des décisions ! Rien de pire qu’une réunion dont on ne ressort pas plus (voire moins) avancé que quand on y est rentré.
- On ne transige pas sur le respect en établissant quelques bonnes pratiques. On ne se coupe pas la parole, on ne tient pas salon dans son coin, on lève les deux bras pour manifester son besoin de silence…
- Dans la mesure du possible, on oublie son ordinateur ou son téléphone le temps de la réunion
Bonus
Toutes les réunions n’ont bien sûr pas les mêmes objectifs : points d’équipe pour vérifier les avancée d’un projet, brainstorming, réunion d’information, résolution de problème, réunion stratégique… En fonction, certains formats sont plus adaptés que d’autres. Voici deux idées à tester :
- Les réunions en marchant : cela permet de prendre l’air et de garder le corps en mouvement ce qui aide à la réflexion. Mieux vaut ne pas être plus de trois.
- Les réunions debout ou stand up meeting : idéales pour des réunions courtes, comme les points du matin, la météo d’équipe, etc
Alors, ça va mieux, non ?
(1) Baromètre Wisembly/IFOP.
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