9 conseils pour des espaces de travail conciliant bien-être et performance

Comment bien (ré)aménager ses bureaux ? Même si chaque entreprise est différente, rien de mieux que le partage d’expériences pour trouver des pistes de réflexion et de solution. Bienvenue dans les locaux de Generali, Danone et L’Atelier des Compagnons. Visite agrémentée de conseils pratiques.

1° Impliquer les salariés en amont…

” Nous avons complètement transformé notre siège social, explique Emilie Blouin, qui fut responsable du projet New Work chez Danone (1). Auparavant, nous avions des bureaux fermés et des open-spaces classiques. Seulement six bureaux sur dix étaient occupés en moyenne, et nous manquions cruellement d’espaces de réunion. Nous avons choisi de passer en flex office en associant au maximum les collaborateurs au projet : choix du mobilier, écoute des salariés pour répondre à leurs besoins quotidiens et les rassurer grâce à des projections, etc. Plus de 50% des effectifs y ont participé.”

2° Établir collectivement des règles de vie

“En investissant les lieux, nous avons progressivement défini des règles de vie, précise Camille Ferrasse, chef de projet en organisation chez Generali. C’est primordial pour bien vivre ensemble au quotidien. Par exemple, on ne fait pas un point à plusieurs au milieu du plateau calme, on se met dans une alcôve fermée avec canapé et fauteuils. C’est plus convivial, et cela ne gêne personne. Nous privilégions aussi le dialogue pour la décoration : posters, fleurs… Tout se discute ! L’idée est toujours de prendre en compte les divergences pour parvenir à des décisions consensuelles.”

“Nous avons profité des six premiers mois pour établir un cadre et déterminer les grands principes, raconte Emilie Blouin. Puis, nous les avons précisés lors de workshops réalisés avec un réseau de collaborateurs. Il y a à chaque étage des « Floor owners » qui s’assurent que les règles de vie sont bien respectées.”

“Il est nécessaire de fixer des règles dans les différents espaces, de travail ou pas, souligne Hélène Miens, responsable de la communication à L’Atelier des Compagnons. Il en va ainsi de la salle de sport pour que chacun puisse en profiter.”

3° Etre en cohérence avec la stratégie de l’entreprise (et ses méthodes de management)

Ne pensez pas qu’il suffit d’un gros budget pour que le projet soit un succès ! L’aménagement des locaux doit être en cohérence avec la stratégie de l’entreprise. “Notre siège social reflète nos valeurs et incarne notre politique RH en étant basé sur le collectif, l’agilité, le bien-être et la performance”, résume-t-on chez Danone.

4° Permettre le travail assis, mais aussi debout !

“Pour être honnête, au départ, on pensait que les bureaux modulables en hauteur étaient un peu des gadgets, qu’on s’en servirait une semaine et puis c’est tout, admet Camille Ferrasse. Mais en fait pas du tout ! Alterner le travail assis et debout soulage vraiment les lombaires. Cela fait aussi du bien de bouger, et de ne plus être assis en permanence. Ce sont de nouvelles habitudes qui permettent d’être vraiment mieux au quotidien.”

5° Faire du tri

“Notre déménagement a été l’occasion de faire un grand ménage, surtout avec le passage en flex office, explique Camille Ferrasse. Au final, le contenu de nos armoires ne nous manque pas ! On gardait 90% des papiers au cas où, en se disant “on sait jamais !”… Nous avons tous désormais des casiers, ce qui évite l’accumulation. Mais cela n’empêche pas chacun de se recréer un environnement personnel quand il investit son bureau du jour, de s’approprier son espace comme il l’entend. Certains mettent des photos le matin et les enlèvent le soir.”

6° Prévoir des outils adaptés

Ordinateurs portables, écrans pour les réunions, casques, câbles… Tout cela s’anticipe pour faciliter la vie des collaborateurs au quotidien. Si de nouveaux outils numériques sont utiles, il est aussi intéressant de stimuler la créativité des collaborateurs. Ci-dessus à L’atelier des Compagnons, on peut, par exemple, écrire sur les murs.

7° Casser les silos

On peut aussi profiter d’un loft de 150m2 et d’un parc intérieur de 60m2. “Cela favorise les rencontres et les échanges, estime Hélène Miens. Cela permet de casser les silos, mais aussi d’offrir aux collaborateurs des moments de détente et de respiration. C’est assez nouveau dans le bâtiment, notre secteur d’activité. On se voit désormais comme une grande famille, et non plus comme plusieurs petites familles qui cohabitent”.

Chez Generali, le lounge (cf photo d’ouverture), où l’on peut prendre un café et discuter avec ses collègues, a les mêmes vertus. “Cet espace permet des rencontres informelles et conviviales, confirme Camille Ferrasse. Le fait de changer de place tous les jours permet aussi de créer des occasions de discuter avec d’autres personnes que son équipe restreinte. Nous avons plus d’interactions, c’est appréciable.”

8° Donner vie aux espaces

Il ne suffit pas d’avoir de beaux espaces. Encore faut-il les animer ! “Nous mettons de la musique dans le bâtiment pour annoncer et partager les bonnes nouvelles, raconte Hélène Miens. Nous avons aussi installé une vache, prénommée Laetitia, qui recueille les idées des salariés. On remet un prix aux meilleures. Nous organisons également une activité par mois, comme des massages. Nous voulons vraiment que les équipes s’approprient les lieux. Ils sont très flexibles, on peut les moduler à l’envie”.

Chez Danone, des animations sont régulièrement proposées par la communication interne. Et il y a même un piano !

9° Rester à l’écoute

Une fois l’aménagement fini, tout n’est pas figé. Comme le montre cet exemple cité par Camille Ferrasse : “Il avait été prévu des chaises design pour travailler sur les grandes tables dans les deux plateaux. On s’est rendu compte à l’usage qu’elles étaient très belles, mais pas du tout confortables au quotidien. Du coup, nous les avons changées pour des chaises de bureau plus classiques. Un bilan est prévu dans quelques mois pour refaire des ajustements si besoin.”

Chez Danone, six mois après la refonte du dernier étage, plus de 80% des salariés ressentaient plus de bien-être, 92% étaient fiers de leurs locaux, 95% étaient satisfaits et plus de 70% avaient l’impression que leur manière de travailler avait, elle aussi, changé.

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(1) Propos recueillis lors de la 2ème édition du Forum pour l’engagement le 11 mai 2017 à l’université Paris-Dauphine.