Comme dans le cadre privé, un déménagement d’entreprise ne doit pas être bâclé, ni considéré à la légère. Si les salariés n’ont pas la gestion administrative du changement à porter, quitter un lieu pour se réapproprier de nouveaux locaux et de nouvelles habitudes n’est pas si simple. L’entreprise doit accompagner chacun dans ce déménagement.
Le Covid a modifié de nombreuses habitudes de travail : de plus en plus de salariés travaillent désormais depuis chez eux en télétravail certains jours de la semaine, voire concentrent leur semaine de travail sur quatre jours. Pour les entreprises, ces changements laissent donc des bureaux vides à certains moments de la semaine.
Des déménagements d’entreprises comme ceux d’Orange et Saint-Gobain ont coïncidé avec la période compliquée de distanciation sociale pendant le Covid. Ils ont été l’occasion de réfléchir à l’avantage de grands espaces : nouveaux lieux de coopération, d’échanges, pour les salariés qui reviennent au bureau avec ce besoin de relations. Certaines entreprises ont aussi quitté Paris pour la région ou réfléchi à des lieux pour leurs salariés qui ont fait le choix de s’installer plus loin du siège.
Qui a déjà déménagé connait le stress des cartons, des changements d’adresse pour l’électricité, les factures, le téléphone… Au travail, le salarié n’a pas toutes ces tâches à gérer, mais doit néanmoins faire ses cartons et dire au revoir à ses habitudes.
De la transparence et du temps
Pour préparer ce changement, l’entreprise doit lui laisser du temps, pour ranger ses affaires et préparer ses cartons, mais aussi pour prendre le pli de ses futurs bureaux. Une bonne idée peut-être de procéder par étape. Dès que la nouvelle adresse est connue, les salariés doivent être informés. La transparence dès que le projet est certain permet de rassurer et d’éviter les rumeurs toujours sources de stress.
Le salarié pourra alors réfléchir à la manière de se rendre au travail (comme tester le trajet à vélo si le lieu est proche de chez) ou à l’impact sur ses horaires de travail et donc sur son organisation vie pro/vie perso. Faudra-t-il emmener les enfants à la garderie la matin, ou au contraire les bureaux, plus proches, permettront-ils d’éviter les bouchons et de gagner quelques minutes le soir ? L’employeur peut d’ailleurs proposer des solutions pour réfléchir en équipe à ces changements : pourquoi ne pas imaginer des options de covoiturage entre salariés ou offrir des cartes d’abonnement au réseau de transport collectif pour la première semaine pour permettre à tous de tester d’autres habitudes sur le trajet domicile-travail ?
Etape suivante : quand le déménagement approche envoyer à tous les salariés une visite virtuelle et/ou proposer une visite in situ peut aussi permettre à tous de se projeter.
Faire la mise en carton et penser à l’organisation d’après
Vient alors le temps de laisser un peu de temps à tous pour préparer ce déménagement : faire les cartons mais aussi organiser des réunions d’équipe pour parler de l’aménagement. Faut-il conserver une organisation qui ressemble à l’existant ou réfléchir à des changements ? Des bureaux disposés autrement peuvent relancer une autre coopération, des salles dédiées à des réunions spécifiques peuvent être l’occasion de travailler autrement. Si l’entreprise prévoit du flex office, les salariés doivent comprendre l’intérêt (même s’il est financier) et pouvoir s’exprimer sur leurs attentes et leurs craintes. Ils doivent aussi savoir s’ils retrouveront leurs étagères ou d’autres modes de rangement. S’ils doivent dématérialiser, que deviendront leurs archives et doivent-ils être formés à l’archivage numérique ?
Enfin, le jour du déménagement, si le salarié ne porte pas ses cartons, il doit pouvoir être sûr de les retrouver dans le bon ordre, pour éviter du stress inutile et re-devenir rapidement opérationnel, sans pression inutile. La bonne idée est de prévenir les partenaires de travail de ce déménagement, par souci de transparence toujours, mais aussi pour ôter aux salariés l’impression de devoir être productifs dès le lundi matin : laisser à tous le temps de reprendre ses marques est primordial pour une installation sereine et durable.
Nouveaux bureaux et convivialité
Lors de l’arrivée dans les lieux, les managers ne peuvent en effet pas faire comme si rien ne s’était passé. Un temps convivial dès l’arrivée, avec café offert voire collation du midi, peuvent permettre de se sentir accueilli chaleureusement dans les nouveaux locaux et d’échanger en équipe dès la première journée. Il est aussi important de prévoir une visite des bureaux dès la première semaine afin que tous les salariés voient l’ensemble du site : cela évitera les fantasmes sur les bureaux plus grands des N+1 et permettra à tous de savoir où trouver les RH, la comptabilité, les bureaux des services de santé ou ceux des syndicats.
L’organisation de l’espace de travail influence le comportement du salarié note le sociologue Xavier Baron, dans La Performance collective (éditions Liaisons). L’emménagement doit donc être l’occasion de se re-poser la question de la façon de travailler individuellement et collectivement.
Si l’entreprise est sportive ou veut développer des programmes de lutte contre la sédentarité, proposer dès l’installation de tous dans les nouveaux locaux des marches d’équipe ou des courses entre collègues peut permettre de découvrir le quartier et, là aussi, d’installer de nouvelles habitudes pour que le déménagement rime avec amélioration des conditions de travail.
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