Finir sa journée et se sentir découragé de ne pas avoir eu le temps de tout faire ? Rien de plus désagréable. Le temps file et, souvent, nous déplorons de ne pas pouvoir l’arrêter un instant. Pour Hervé Coudière, coach et auteur de Gestion du temps pour managers et professionnels débordés (éditions Gereso), il est essentiel de savoir définir ses priorités. Pour « avoir le temps de bien faire ce qui est important. »
En matière de gestion de temps, est-ce à chacun de trouver la technique qui l’aidera ?
Hervé Coudière : Parce que mon métier a changé, parce que j’ai changé, ainsi que mon environnement et mes contraintes, je ne gère plus mon temps comme je le gérais il y a 20, 10 ou 5 ans. Les techniques de gestion du temps doivent donc être adaptées à soi-même, à sa personnalité, à ses envies, à sa motivation et à son contexte.
La notion même de gestion de temps diffère-t-elle selon les individus ?
Le fait de se sentir débordé va de pair avec une question de maitrise de ses émotions. Certaines personnes seront plus sensibles et se sentiront plus rapidement débordées. D’autres auront une réelle capacité à rester concentrées sur ce qu’elles ont à faire. Cela passe par la gestion émotionnelle, mais aussi par un état d’esprit : qu’est-ce que je crois à propos de la gestion du temps ? L’écueil le plus fréquent, c’est de se demander « comment faire pour tout faire ? ». Si cela devient notre objectif, nous nous mettons en situation de stress, potentiellement de burn-out. Alors que la bonne disposition, c’est de s’interroger : quelles sont mes priorités ?
A chacun, donc, de dresser un état des lieux ?
C’est un moment utile qui peut avoir de la valeur ajoutée. Souvent, les personnes sont friandes de trucs et astuces pour mieux gérer leur temps : mettre de la couleur dans leur agenda, réserver des plages dédiées à certaines activités comme lire leurs mails, mettre les notifications en sourdine, etc. Or, il est plus intéressant d’avoir un diagnostic plus général pour savoir de quoi nous avons besoin dans notre environnement et quelles sont les techniques plus « poussées » qui permettront de faire face à une charge de travail, dans un contexte donné.
La gestion du temps nécessite de la réflexion… et du temps. Il faut prendre un instant pour identifier, par exemple, nos priorités : qu’est-ce qui est important pour moi ? Dans quoi je dépense mon temps et mon énergie ? Qu’est-ce qui m’est facile ou difficile ? Quelles sont les ressources dont je dispose ? C’est un temps utile et pertinent à passer pour analyser, diagnostiquer et orienter où nous mettons nos efforts.
Pour mieux gérer son temps, il faut donc « s’arrêter »…
Si nous ne pouvons pas ralentir le temps, nous avons la possibilité de choisir à chaque instant ce que nous faisons. C’est pourquoi, nous interroger sur la destination de notre énergie est essentiel. La vie, les contraintes, les sollicitations multiples nous entrainent et nous font perdre conscience de ce qui est vraiment important pour nous. Nous risquons alors d’être déçus de nous-mêmes, de nous dévaloriser : nous avons le sentiment de ne pas avoir été efficaces même si nous avons couru toute la journée ! Nous pouvons reprendre estime de nous-mêmes en reprenant la main sur notre agenda. Et en arrêtant de perdre du temps sur un tas de petites choses, des imprévus, des interruptions, des urgences qui dévorent notre énergie.
S’agit-il d’être acteur de son temps ?
Tout à fait. Il faut choisir une tâche prioritaire par jour, à laquelle nous consacrerons 1 heure 30 à 2 heures de notre temps. A nouveau, cela nécessite d’être au clair sur ses priorités.
Une fois qu’elles sont connues, je les planifie dans mon agenda… et je m’y mets. Sans me laisser déranger. Une fois la tâche accomplie, je souffle. Et je me félicite ! Avant de repartir sur autre chose d’important. C’est ce que j’appelle le cycle du moteur à quatre temps : pour être efficace et durable, le temps de travail ou de production doit, tout comme le temps de combustion du moteur, être préparé, généré et régénéré dans un cycle vertueux.
Quelles sont les erreurs les plus fréquentes en termes de gestion du temps ?
Elles sont multiples, mais la plus fréquente concerne la réactivité. La réactivité est une qualité, mais le fait d’être tout le temps réactif, pour tous les sujets, est une erreur : nous n’avons alors plus de temps pour nous ou pour nous concentrer sur ce qui est important. Il n’y a plus, également, de valeur ajoutée : nous traitons les tâches au fil de l’eau, comme elles arrivent. Nous passons en mode « automatique », à reproduire ce que nous savons déjà faire. Nous n’apprenons rien de nouveau et nous finissions la journée, épuisés. Sans aller à contre-courant de notre personnalité, il peut être utile de changer certaines habitudes et comportements. La gestion est aussi une compétence de connaissance de soi.
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