Certains avaient commencé à l’envisager, voire le testaient déjà avant la crise sanitaire. Le flex office se démocratise désormais plus largement. Une utilisation des espaces qui permet plus de collaboration, de nouvelles habitudes, et souvent moins de surface de bureaux.
Une entreprise sur trois est passée en flex office d’après le 5ème baromètre dédié aux nouveaux modes et espaces de travail, mené par Parella en 2021. Et 40 % y pensent depuis la crise du Covid et la démocratisation du télétravail. Le secteur bancaire était en avance sur la tendance, notamment le groupe Swiss Life qui l’a mis en place dès 2010. Plusieurs sièges de société ont également réalisé des expérimentations bien avant la pandémie.
Pour bien comprendre de quoi il s’agit : le flex office est une nouvelle organisation des espaces de bureau. Elle gravite autour de 4 axes : un environnement de travail organisé en fonction des activités de la journée, une mutualisation des postes de travail, se traduisant par un plus petit nombre de postes que de collaborateurs, davantage d’espaces collectifs et alternatifs (espaces de concentration, de brainstorming, de convivialité…) et de nouveaux principes de fonctionnement collectif.
Mieux utiliser les mètres carrés des bureaux
La Société Générale a décidé de « proposer un nouvel environnement de travail adapté aux besoins IT » à l’occasion de la livraison de son campus technologique des Dunes en 2016, à Val de Fontenay (94). « Nous voulions contribuer à une réelle transformation des modes de fonctionnement, avec plus d’espaces collaboratifs, d’où l’idée de flex office », reprend Eric Bousrez, le directeur immobilier du groupe. L’ambition : une organisation « plus horizontale », avec « plus de mobilité » et de la souplesse dans l’organisation des espaces. « Le sujet n’était pas de faire des économies d’espaces, mais de mieux utiliser les mètres carrés alors qu’avec l’accord télétravail déployé, la moyenne d’occupation des postes était de 0,75. »
La Société générale avait en effet installé des capteurs de présence (anonymes) pour calculer au plus juste ses occupations d’espaces. « Avec le Covid, l’appétence pour le télétravail s’est encore développée », poursuit Eric Bousrez. « Et s’il y a davantage de télétravail, en contrepartie, on a besoin de moins de surfaces », analyse-t-il. « L’adaptation de l’offre de service immobilière doit donc y répondre, avec une organisation différente : plus d’espaces collaboratifs, plus d’espaces de convivialité, des espaces plus modulaires et des espaces de concentration », développe-t-il. Le but : « quand les collaborateurs viennent sur site, l’objectif est de leur donner un cadre permettant de travailler ensemble ».
Un changement organisationnel et managérial
Aujourd’hui, 80 % des 28 000 collaborateurs dans tous les métiers du groupe en Île-de-France sont installés en flex office. Et l’immeuble Sakura, inauguré à Val-de-Fontenay, est un prototype pour aller encore plus loin dans cette nouvelle organisation. Les collaborateurs y ont accès à un casier pour laisser leurs affaires, voire à une armoire de proximité selon les métiers. L’accompagnement du changement y a été pensé, comme ce fut le cas en 2016 pour le campus technologique des Dunes. « Cela passe par des basiques : la présentation des espaces, une charte de vie par équipe et une vraie offre de services pour permettre l’adaptation », encourage le directeur immobilier.
Il reconnaît que les jeunes générations s’adaptent plus facilement et que l’important « est d’être attentif » aux besoins exprimés par les collaborateurs. « Les gens avaient au début l’impression de perdre du temps en installant chaque matin leur ordinateur et en rangeant le bureau le soir. Mais rapidement, ils se sont aperçus que c’était vraiment marginal », raconte-il. Aujourd’hui, l’enjeu du flex office est « organisationnel et managérial ». « Le flex office est avant tout la traduction immobilière d’une nouvelle organisation du travail, plus qu’un sujet strictement immobilier », défend-il.
Un point sur lequel s’accorde Mathieu Ducruix, le directeur RH et transformation du groupe Crédit Mutuel Arkea. Le groupe mutualiste est « en réflexion » sur le passage en flex office, qui devrait être rapidement testé, après négociation avec les partenaires sociaux, dans le bâtiment des ressources humaines de Brest. Là aussi, l’accord de télétravail qui prévoit jusqu’à deux jours à domicile a un « impact sur l’immobilier », et l’idée de « travailler différemment » se fait jour. « Aujourd’hui, les bureaux individuels avec des salles de réunion à côté, c’est terminé » veut croire Mathieu Ducruix, qui imagine « plus de zones modulaires, avec des espaces qui permettent des entretiens plus confidentiels ». Pour lui, le passage en flex office recèle deux enjeux : « les usages et la QVT ». « Il faut que l’expérience de travail sur site soit plus propice pour créer un intérêt à revenir au bureau », défend-il.
Un projet qui ne se résume pas à l’aménagement spatial !
Car le déploiement du flex office, qui se démocratise avec le télétravail testé à grande échelle pendant la crise sanitaire, implique des changements immobiliers, mais aussi plus de digitalisation et de nouvelles manières de faire entreprise. Pour BNP Paribas, le développement du flex office permet aussi un « rajeunissement du parc immobilier et le développement de bâtiments éco-responsables : des bâtiments plus performants énergétiquement, une réduction de la consommation d’énergie et un meilleur traitement des déchets » selon le site internet du groupe. Développé depuis 2017 en Île-de-France, le flex office concerne aujourd’hui 30 000 collaborateurs en France.
Dans la filiale BNP Paribas Cardif, dédiée à l’assurance, le passage « à l’environnement dynamique de travail » a commencé dès la fin 2017 après presque deux ans de réflexion. Directrice Immobilier & Services aux « Résidents » de BNP Paribas Cardif (3 600 collaborateurs internes et prestataires externes), Brigitte Feist raconte : « Chez BNP Paribas Cardif, nous ne parlons pas de flex office mais d’environnement dynamique, car le sujet ne concerne pas que l’aménagement spatial (allocation des surfaces, choix du mobilier, intentions décoratives, etc.) Nous refusons le raccourci résumant le sujet au bureau non-attribué. Le sujet concerne des dimensions plus larges englobant le télétravail, la digitalisation, les règles de vie en commun, les modes managériaux… ».
Le syndrome de la serviette de plage
La transition s’est faite en trois étapes, après un prototype avec seulement quelques collaborateurs, comme « un showroom interne », une phase de validation et de retour d’expériences a suivi avant la généralisation. La filiale a rendu des surfaces, alors qu’aujourd’hui 95% des collaborateurs font en moyenne deux jours et demi de télétravail par semaine. Tous les espaces sont passés en flex office, mais selon les équipes et métiers, les aménagements sont un peu différents. Certains ont des armoires d’archives et peuvent réserver des espaces plus fixes pour certains projets. Tous ont un casier individuel et une petite étagère.
Si Annie Tronel-Peyroz, de l’équipe Accompagnement du Changement Projets – BNP Paribas Cardif a « inévitablement » perçu des réticences au début du processus, elle constate aujourd’hui que les équipes se sont habituées. « On a connu le syndrome de la serviette de plage : les gens avaient peur de perdre leur place », raconte-elle en souriant. « Mais l’usage montre que grâce à un accompagnement qui a intégré les spécificités de toutes les équipes, chacun a pu retrouver de nouvelles habitudes. Surtout, on a gagné au change. Quand on regarde les photographies avant/après de nos bureaux, on se demande comment on travaillait avant ! Aujourd’hui les espaces collaboratifs, avec des cubes en verre de plusieurs postes, des wagons vitrés pour être en face à face, des cabines téléphoniques pour s’isoler, etc., sont tous jolis et permettent d’inventer la vie qui va avec ». Pour elle, le sujet du flex office doit être accompagné, comme tout changement, et nécessite un travail important des équipes informatiques (IT). Car ce sont toutes les nouvelles fonctionnalités offertes pour travailler en mode hybride, qui font que le passage au flex office sur site devient une chance.
Crédit photos : BNP Paribas Cardif.
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