À l’approche des vacances, beaucoup de salariés n’attendent qu’une chose : déconnecter ! Mais cela n’est pas si facile. Poids de la charge mentale, mails ou appels du bureau, anticipation de la rentrée… Ainsi, 67% des Français ne parviennent pas à décrocher de leur travail pendant leurs vacances (1). Quelles bonnes pratiques mettre en place avant, pendant et après vos congés pour y parvenir ?
– Article publié pour la première fois le 13 juillet 2022 –
“Nous vivons dans un monde hyperconnecté, nous passons 7h à 8h par jour en moyenne sur Internet, rappelle Vincent Dupin, fondateur de Into the Tribe. Nous regardons nos téléphones 200 fois par jour et 78% des cadres continuent à regarder leurs mails pros pendant les vacances et le week-end. Tout cela n’est pas sans conséquence sur notre santé physique et mentale. L’hyperconnexion challenge les collaborateurs et les entreprises à plusieurs niveaux : l’infobésité, le multitâche et le blurring (l’effacement de la frontière entre la vie pro et la vie perso). Juillet et août correspondent à une période optimale pour déconnecter. Vous reviendrez plus motivé et en pleine forme au travail après une vraie pause.”
1° Anticipez un maximum
“Bien préparer ses congés est essentiel, prévient Vincent Dupin, fondateur de Into the Tribe. Quelques jours, ou une semaine, avant votre départ en vacances, prévenez vos interlocuteurs les plus importants de vos dates de congés. Passez en revue avec eux les dossiers les plus importants.”
N’hésitez pas à vous faire un rétroplanning jusqu’au dernier jour avec une to-do-list hiérarchisée : qu’est-ce qui est vraiment urgent ? A l’inverse, qu’est-ce qui peut attendre votre retour ? Qu’avez-vous besoin de prévoir dès maintenant pour une rentrée sereine ?
“Je pense qu’il peut être utile d’indiquer de manière automatique dans votre signature de mail vos dates de congés avant-même votre départ, estime Julie Récalde, responsable Efficience & Innovation RH chez Mazars France. Comme cela, s’il y a une urgence à régler avant cette date, les personnes peuvent vous contacter pour en parler et cela vous laisse le temps de vous organiser.”
2° Programmez un message d’absence
C’est indispensable pour pouvoir décrocher de votre travail, sans ralentir vos interlocuteurs ou vos collègues. “Il est important d’être précis, conseille Vincent Dupin. Indiquez par exemple “Je serai en congés de telle date à telle date sans accès à ma boite mail”. Si vous écrivez “accès limité”, les gens risquent de ne pas lire “limité”, et vont continuer à vous envoyer des mails comme d’habitude”. Si la culture de votre entreprise le permet, n’hésitez pas mettre un message d’absence un peu décalé et original qui fera sourire vos interlocuteurs.
“Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, être plus drastique, explique Julie Récalde. Indiquez dans votre message d’absence qu’aucun mail envoyé pendant la période de vacances ne sera lu, le sujet devra être réabordé à la rentrée. Mettez en place un classement automatique de ces mails dans un dossier “A ne pas traiter”. Mais la difficulté est de vraiment s’y tenir ! Vous verrez que dans les faits seule une minorité des mails sera effectivement envoyée de nouveau.”
3° Prévoyez votre back up
Vincent Dupin vous conseille fortement de créer un système de back up : “Choisissez quelqu’un de confiance dans votre équipe, qui connait bien votre métier, briefez-le avant de partir en vacances sur les éventuelles urgences qui pourraient arriver en votre absence. Attention, cette personne n’est pas là pour faire votre travail, mais seulement pour traiter les urgences qui ne peuvent pas attendre votre retour. Précisez ses coordonnées dans votre mail d’absence. Convenez ensemble de la manière la plus adéquate de vous contacter si elle ne peut pas régler un problème sans vous : par exemple l’envoi d’un sms pour caler un rendez-vous téléphonique. Vous verrez qu’en général votre collègue va tout faire pour gérer seul, et ne pas vous déranger.”
4° Enlevez toutes les notifications de votre téléphone portable
L’idéal ? Ne pas prendre votre téléphone et votre ordinateur portable professionnels. Si vous vous servez de votre smartphone personnel au travail, désinstallez Teams, Slack ou encore votre boîte mails. Si cela n’est pas possible, coupez les notifications, indiquez “ne pas déranger” ou changez votre statut pour préciser que vous êtes en vacances. Vous verrez que sans notification vous profiterez beaucoup plus du moment présent car même si vous ne répondez pas, regardez vos mails ou des messages instantanés vous fera penser au travail. A minima, reléguez vos applis pros en deuxième ou troisième écran pour ne pas les voir dès que vous vous servez de votre téléphone.
“Nous avons une règle institutionnelle qui précise dans tous les mails : “Mazars s’engage pour l’équilibre vie pro – vie perso de ses collaborateurs. A ce titre, les emails reçus en dehors des horaires de travail n’appellent pas de réponse immédiate.” Il n’y a donc pas obligation d’y répondre immédiatement en interne comme en externe. C’est un message fort qui déculpabilise les collaborateurs et les autorise à vraiment déconnecter.”
5° Mettez en place des rituels de connexion
Si vous devez travailler ou si cela vous rassure de regarder vos mails pros, ne culpabilisez pas. “Essayez de créer des routines de connexion, une fois par jour à la même heure, ou tous les lundis par exemple, afin d’éviter de regarder vos mails en continu.”, recommande Vincent Dupin.
Interrogez-vous aussi sur la notion d’urgence : qu’est-ce qui est vraiment urgent et nécessite absolument un retour rapide de votre part ? Est-ce que cela ne peut vraiment pas attendre votre retour ?
Adoptez enfin la stratégie des petits pas : vous pouvez déconnecter progressivement la première semaine, et totalement ensuite ! Ou encore choisir de vous reconnecter quelques jours avant votre reprise officielle si cela vous enlève du stress.
6° Prévoyez un jour sans rendez-vous avant et après vos congés
Ces journées de travail sans interruption vous permettront de boucler votre to-do-list avant de partir, et de reprendre plus sereinement. “Le retour de vacances peut être une période stressante, reconnait Vincent Dupin. Mettez dans message d’absence que vous rentrez le mardi au lieu du lundi, cela vous évitera d’être dérangé par téléphone notamment. Débriefez avec votre back up pour connaître vos priorités. Cela vous guidera pour les premiers jours. Ne traitez pas TOUS vos mails dès le premier jour de rentrée. Triez ce qui est urgent et important de ce qui peut attendre”. Pour cela, n’hésitez pas à vous servir de la matrice d’Enseinhower.
7° Des conseils pour les managers
En tant que manager, vous avez un devoir d’exemplarité (dans la mesure du possible bien sûr). “Si vous travaillez pendant vos vacances, si vous répondez à des mails ou à des appels, vous envoyez un mauvais signal à votre équipe qui risque de faire pareil que vous, regrette Julie Récalde. Essayez de montrer l’exemple, vous pouvez insuffler les bonnes pratiques à votre équipe. Votre comportement a un impact sur les autres, il peut être positif comme négatif.”
8° Faites-vous plaisir !
Vous avez du mal à décrocher ? Vous pensez au travail au bord de la piscine ou avant de dormir ? Vous pouvez tout d’abord écrire toutes vos pensées pour alléger votre cerveau. Mais surtout profitez des vacances pour faire des activités qui vous changent les idées : sport, jardinage, yoga, méditation, visites, siestes, repas en famille, soirées entre amis… Faites la liste de tout ce qui vous fait du bien et que vous n’avez pas forcément le temps de faire pendant le reste de l’année. Le repos et le farniente en font bien sûr partie !
Le replay de notre webinaire pour réussir à déconnecter et réduire le stress numérique
(1) Etude Qapa, 2019.
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