Quelles sont les clés d’une bonne organisation ? Chantal Baudouin, auteure de Ca y est ! Je sais comment rester zen en toutes circonstances (Editions Vie), vous donne cinq règles de base.
Règle n°1 : planifiez
Notez tous vos rendez-vous dans votre agenda : personnels, professionnels, même ceux avec vous-même (détente, sport…) ! Vous pouvez les notez dans un agenda papier ou électronique (au choix ou les deux) sur votre smartphone, tablette ou ordinateur avec des alertes (facilement programmables).
Pour les agendas électroniques, n’hésitez pas à ajouter un code de couleurs par plage horaire pour les grandes thématiques (par exemple : bleu pour la famille/les proches, orange pour le travail et rose pour vous, peu importe) afin que le planning soit bien clair, convivial et les plages de temps bien identifiées. Pour les agendas au format papier, il existe des tas de modèles et il y en a forcément un qui sera à votre goût.
Quelque soit le format, choisissez un agenda qui vous permette une vision à la fois hebdomadaire (dans les grandes lignes) et journalière.
Règle n°2 : anticipez
Préparez un maximum de chose la veille : ayez en tête votre planning du lendemain afin de préparer les vêtements, les repas, les goûters ou le petit-déjeuner pour votre famille ou pour vous-même, vos trajets pour vos rendez-vous et vos déplacements (évaluer le temps de trajet, repérer les lieux en avance afin d’éviter tout stress, surtout si vous ne les connaissez pas), éventuellement la liste des 3-4 choses indispensables à faire (et pas une « To do list » trop longue où, de toute façon, vous n’arriverez pas à tout faire) : que ce soit la veille ou le matin-même, prenez 5 à 10 minutes pour définir les priorités du jour avant de démarrer votre journée et vous y tenir. Si les choses sont claires dans votre esprit, vous n’en serez que plus efficace.
Règle n°3 : prévoyez de la souplesse
A contrario, ne remplissez pas votre emploi du temps au maximum pour justement absorber les imprévus, ces fameux « petits grains de sable » qui font vite déraper votre planning du jour, et évitez de vous surmener et de courir partout ! Laissez-vous dans votre emploi du temps des petites plages libres pour les « marges de manœuvre » : entre 15 à 30 minutes.
Règle n°4 : reposez-vous suffisamment
Ne vous vous couchez pas trop tard, au risque d’être épuisé(e) avant d’avoir commencé votre journée. Idéalement, pour que le corps récupère suffisamment, il est recommandé de tout éteindre avant 22h30. Le sommeil est de meilleure qualité. La récupération est plus efficace que de se coucher au-delà.
Règle n°5 : fixez les règles
Définissez des règles de fonctionnement pour vos proches et vos collègues et faites-les appliquer. Et cela vaut aussi pour vous. Donnez des consignes claires et explicites et fournissez un maximum d’informations pour être sûre que les personnes concernées aient bien compris le message ou la tâche à faire.
Exemples : temps de travail sans être dérangé(e), temps pour soi à respecter, temps sans téléphone ou messagerie (ou toutes distractions technologiques), porte fermée pour éviter d’être dérangé(e) (et donc le visiteur doit frapper à votre porte et entrer quand vous l’y inviter), prise de message, horaires à respecter, etc.
Cet article est extrait de notre hors-série #6 “Concilier vie pro – vie perso, une question d’équilibre(s). Comment tout concilier au quotidien ? Quels conseils pour se réapproprier son temps, au lieu de courir en permanence ? Quel(s) rôles pour les managers ? Comment parvenir à (vraiment) déconnecter ? Quelles sont les bonnes pratiques en entreprise pour favoriser la flexibilité et le nomadisme ? Que vous soyez freelances, salariés, managers ou dirigeants, vous y trouverez des témoignages pour déculpabiliser et vous inspirer, mais aussi des pistes de solutions et d’actions. A télécharger gratuitement : www.myhappyjob.fr/hors-serie
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