Le cabinet Murano Conseil vient de publier un livre blanc intitulé “La transformation, nouvel espoir ou irritant des équipes ?“. Le but ? Vous donner les éléments déterminants pour embarquer vos collaborateurs dans un projet de changement, et le mener à bien avec brio en donnant à chacun une occasion de sortir de son périmètre et d’enrichir ses compétences.
1° Préparer
“Les projets de transformation ne supportent pas l’improvisation, c’est un fait établi, rappellent Julie Moutier et Marie Hannebelle, Senior Manager chez Murano. Même à l’heure de l’agilité et du Lean Management, la trajectoire doit être suffisamment claire pour que les objectifs soient atteints et répondent aux attentes des utilisateurs. […] Trop souvent, le passage de relais de l’expression du besoin fonctionnel à sa prise en main par les experts génère une distanciation (trop de technicité) qui peut être préjudiciable à l’usage et aux résultats in fine.”
2° Lancer
“Une fois la feuille de route établie par les demandeurs du projet pour s’aligner sur la finalité et le bénéfice induit, le projet doit être porté en interne par une tête clairement identifiée et nommée : le Projet Management Officer (PMO), poursuivent-elles. Si nous insistons sur une personne unique et non une entité, c’est qu’une structure décisionnelle doit être mise en place afin que chacun occupe pleinement son rôle, ni trop (pas de hold-up de pouvoir) ni trop-peu (latence décisionnelle).” La bonne pratique ? La formalisation d’un vrai kick-off physique, “une occasion unique de fédérer pour lancer l’esprit d’équipe autour de l’objectif commun de la réussite”, avec un ordre du jour clair et, par exemples, des ateliers pour passer immédiatement à l’action.
3° Piloter et animer
“Savoir en temps réel où nous en sommes demeure la balise GPS dont chacun a besoin pour valider le chemin parcouru et les distances restantes, préviennent-elles. Pour canaliser ces deux inconnues, la mise en place d’un outil collaboratif dédié au projet (type Slack, Asana, Atlassian, etc.) fédérant dans un seul endroit les communications, les fichiers et les planning nous semble vraiment une quasi panacée. Nous avons en effet souvent été surpris de la déperdition d’info et du temps perdu par les intervenants à rechercher l’info à jour et trier ses mails.” Cette digitalisation de la gestion de projet ne supplante pas, bien sûr, des points réguliers qui restent “indispensables pour se coordonner et partager les avancées, perturbations exogènes et autres nouveautés contextuelles”. Dernière idée : un pot informel avec l’équipe projet pour fédérer les troupes.
4° Documenter et livrer
“Cela passe par la rédaction d’une note d’utilisation, de sessions de formation, et la mise en place d’une hotline, concluent-elles. Un meeting de lancement réunissant contributeurs et utilisateurs finaux servira à remercier les uns et rassurer les autres. Profitez-en ensuite pour documenter les retours d’expériences de chacun afin de laisser une trace des do et des don’t.”
L’intégralité du livre blanc de Murano Conseil, avec pour chaque étape des astuces et conseils pratiques détaillés, est téléchargeable gratuitement : https://muranoconseil.com/ressources/mener-projet-de-transformation/
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Crédit photo : Pexels.
