Le démarrage d’un nouveau job peut être source de stress, de doutes et d’inquiétudes. Les 90 premiers jours sont souvent décisifs. Comment réussir sa prise de poste et son intégration ? Quels conseils en particulier pour les nouveaux managers ? Découvrez les bonnes pratiques de salariés passés par là récemment, mais aussi d’experts habitués à ces périodes de transition.
1° Faites une coupure entre vos deux postes
2° Trouvez le bon équilibre
Les premiers jours ne sont ni des vacances ni un sprint ! “Si vous arrivez dans une nouvelle entreprise, et qui plus est sur un nouveau poste, le plus important, c’est de rester vous-même et de vous faire confiance, estime Eric, responsable de formation. Si vous avez été recruté, c’est que vous correspondez au profil recherché. Donc prenez vos marques, soyez à l’écoute et profitez du temps de l’intégration pour comprendre la nouvelle organisation et la culture d’entreprise: personne ne s’attend à une révolution dès les premiers jours !”
Attention à ne pas tomber dans l’excès inverse : ayez conscience que votre réussite dépend de votre comportement, de vos actions et de vos décisions lors des trois ou quatre premiers mois. “Ne prenez pas à la légère les premières semaines, prévient Charles de Fréminville, DRH de Lucca. On dit souvent qu’il faut convaincre en 90 jours : cela demande de comprendre les exigences de votre poste assez rapidement, de lister vos questions, de beaucoup échanger en interne, d’obtenir de premières petites victoires… En bref, de vous investir pleinement et de vous mettre vraiment dans le bain, au risque sinon de le regretter à la fin de votre période d’essai.”
Pour trouver le juste milieu entre agir et être, vous pouvez répondre à ces questions suggérées dans le livre de Michael Watkins intitulé 90 jours pour réussir sa prise de poste (Pearson) : que souhaiteriez-vous avoir accompli à la fin de votre première journée ? Passez ensuite à la première semaine, puis à la fin du premier mois, etc. Comme il le rappelle, “ces plans seront sans doute sommaires mais le simple fait de vous projeter dans l’avenir, de poser des jalons et d’essayer de programmer vos actions vous aidera à ne pas naviguer à vue. […] Le besoin quasi compulsif d’agir vient souvent de la pression que l’on se met à soi-même, elle reflète un manque de confiance qui impose de vouloir faire ses preuves très vite. N’oubliez pas que le simple fait de montrer un désir d’apprendre et de comprendre se traduit par un gain de crédibilité.”
3° Rédigez un journal de bord…
“Pendant la première semaine, écrivez tous les jours vos ressentis sur un carnet, conseille Alexandre Bonhomme Deveycx. Notez vos émotions, des anecdotes, vos impressions. Cela a l’air de rien, mais cela va vous aider à prendre un peu de recul et de distance. Etes-vous à l’aise ? Quelles difficultés concrètes rencontrez-vous ? Relisez ensuite ce journal de bord pour identifier des pistes d’amélioration.”
4° … et pourquoi pas un rapport d’étonnement
Que faire si un rapport d’étonnement n’est pas demandé ?
“Il faut s’accorder en amont avec la/le manager sur la pertinence et les modalités de l’exercice (quand, pour qui, le périmètre d’observation, le format, etc.), recommande Pamela. J’insiste aussi sur la bienveillance. Cela veut dire : ne pas porter de jugement négatif ni hâtif, porter attention aux mots employés, poser des questions pour mieux comprendre le contexte, suggérer des pistes d’améliorations ou des exemples venus d’autres entreprises quand on en connaît. Je trouve l’exercice constructif. Intégrer une nouvelle personne avec ou sans expérience préalable, c’est l’occasion d’avoir un regard neuf (on dit d’ailleurs “fresh eye report” en anglais) et d’apprendre de part et d’autre.”
5° Challengez l’existant
Ce “regard neuf” est l’un de vos atouts, soyez donc proactif. “Vous pouvez soulever une problématique jusque-là passée inaperçue, montrer une incohérence ou suggérer des méthodes de travail nouvelles, propose Charles de Fréminville. Si, par exemple, votre entreprise n’a pas de procédure d’onboarding cadrée, pourquoi ne pas en imaginer une ? L’idéal étant de rencontrer une personne par service, vous pouvez aussi demander à vos collègues ou votre manager des mises en relation.”
Etablir un diagnostic clair de la situation actuelle est un préalable essentiel avant de construire et de dérouler un plan d’actions. Cela vous aidera aussi à ne pas vous disperser.
6° Personnalisez votre bureau
Si vous êtes en flex office, cela sera compliqué, mais si vous disposez d’un poste fixe en open-space ou d’un bureau personnel, profitez-en ! “Personnalisez votre espace de travail vous permettra de prendre vos marques, précise Alexandre Bonhomme Deveycx. Il peut s’agir d’apporter quelques photos, de changer le fond d’écran de votre ordinateur, des objets que vous aimez ou encore votre balle antistress fétiche… Autant d’éléments auxquels vous rattacher. Le changement peut perturber, retrouver un cadre familier va vous rassurer.”
7° Rencontrez un maximum de personnes
Parler avec vos collègues, vos managers, des collaborateurs d’autres services… C’est essentiel. Les écouter de manière active et attentive aussi, surtout si vous êtes manager. “Si vous encadrez une équipe, organisez d’abord une réunion collective pour vous présenter dans les grandes lignes, puis des rendez-vous individuels pour échanger de manière plus détaillée. Ces moments ne sont pas du temps perdu : ils permettent d’évoquer des enjeux formels, mais aussi de parler de manière plus informelle et de se livrer davantage. Vous comprendrez également les relations au sein de l’équipe. Les gens se confient généralement assez facilement et spontanément quand vous êtes nouveau. Allez à la pêche aux infos sans pour autant donner l’impression à vos interlocuteurs qu’ils répondent à un interrogatoire ! Et surtout parlez à tout le monde, à vos supérieurs, à vos pairs, à vos clients, à vos fournisseurs et à vos collaborateurs. Restez attentif aux dynamiques de pouvoir en étant très observateur.”
Ces temps d’échanges peuvent prendre des formes très variées. “En démarrant mon poste de DRH chez Lucca, j’ai organisé un déjeuner en one-to-one avec chacun des membres de mon équipe, en dehors de l’entreprise, raconte Charles de Fréminville. L’idée est de créer des temps de qualité. Cela facilite vraiment l’intégration.”
8° Ne faites pas de copier-coller de vos précédentes expériences
“On peut parfois être tenté d’appliquer des recettes qui ont marché par le passé dans notre ancien job, reconnaît Alexandre Bonhomme Deveycx. Adaptez-les au contexte de votre nouveau poste, aux spécificités de votre équipe ou encore à la culture de votre entreprise sinon cette technique est vouée à l’échec.” Et cela vaut même pour une promotion interne. “Soyez humble même si vous connaissez déjà les rouages internes, insiste Charles de Fréminville. Soyez à l’écoute de vos collaborateurs et de votre nouvel environnement, n’arrivez pas avec des idées préconçues et des solutions toutes prêtes, cela risquerait de créer un malaise. Rien de pire que le petit nouveau qui pense déjà tout savoir !“.
9° Appuyez-vous sur votre Dream Team
Comme le rappelle Michael Watkins dans son livre 90 jours pour réussir sa prise de poste (Pearson), “vous ne pouvez pas tout faire tout seul. Pour réussir, vous devez mobiliser l’énergie de nombreuses autres personnes dans votre entreprise, et parfois en dehors. […] Si vous héritez d’une d’une équipe, vous devez évaluer, aligner et mobiliser ses membres. Probablement vous faudra-t-il aussi la restructurer. […] Repérez également ceux dont le soutien est indispensable à votre réussite.”
Pour ne pas perdre de vue vos objectifs, faire de mauvais choix ou encore vous isoler dans le travail, l’auteur vous conseille aussi de bien vous entourer en constituant votre “réseau de conseillers” : ce sont des personnes de votre entourage pro ou perso qui ont des compétences et des expertises pouvant vous aider à prendre un peu de recul. Son tips ?Recherchez surtout chez eux une bonne capacité d’écoute.
10° Imprégnez-vous de la culture d’entreprise
“Lorsque l’on prend un nouveau poste, on peut être tenté très rapidement de prendre en main les dossiers opérationnels, c’est-à-dire le travail en lui-même comme pour faire ses preuves le plus rapidement possible pendant une période d’essai qui peut parfois paraître très courte, souligne Marie, journaliste. Or, il est tout à fait indispensable avant cela de s’imprégner de la culture d’entreprise, de comprendre les modes de fonctionnement et les process internes. Pour cela, il ne faut pas hésiter à échanger avec un maximum de collaborateurs au-delà de votre service. Sachant que ces temps d’échange peuvent parfois être prévus lorsqu’une procédure de onboarding est correctement mise en place. Il ne faut pas hésiter à aller vers les autres, proposer des échanges informels, pourquoi pas au moment du déjeuner, pour mieux comprendre les rouages internes, le passif et aussi les éventuelles petites frictions passées. Et il y en a dans toutes les organisations. Ces informations vous seront précieuses pour être rapidement plus efficace dans l’opérationnel justement.”
Charles de Fréminville confirme : “Jouez le jeu de la culture d’entreprise à fond ! Qu’il s’agisse des rituels d’équipe pendant les journées de travail, des pots après le boulot, des team-building, d’un café pendant une pause… Participez autant que possible.” Vous endosserez un peu le rôle d’un anthropologue qui étudie les codes, le vocabulaire, les symboles, les habitudes, les normes et les comportements d’une nouvelle civilisation !
11° Faites rapidement le point sur ce que l’on attend de vous
Lors de votre recrutement, vous avez évoqué vos missions, les objectifs du poste, etc. Mais cela ne suffit pas. “Demandez clairement à votre N+1 comment il fonctionne et ce qu’il attend de vous, préconise Alexandre Bonhomme Deveycx. Ce cadrage d’entrée de jeu est utile pour mieux cerner les besoins et les enjeux clés. N’hésitez pas à demander un rendez-vous avec votre chef pour clarifier les choses et établir vos priorités.”
12° Demandez de l’aide…
Personne ne peut tout savoir, surtout au moment d’une prise de poste. N’hésitez donc pas à jouer la carte de l’honnêteté et de la transparence si vous ne maîtrisez pas un logiciel, un concept ou un process. “Personne ne vous en voudra, au contraire, rassure Charles de Fréminville. Pour ma part, quand j’ai pris ma nouvelle fonction de DRH, je n’avais jamais organisé de CSE. Je me suis bien sûr renseigné par moi-même, mais j’ai aussi demandé conseils en interne.”
13°… et des feedbacks !
Les jours, puis les semaines passent, et vous n’avez pas de retour sur vos débuts ? Demandez-en ! “Ce n’est pas parce qu’on ne vous dit rien que tout va bien, précise Charles de Fréminville. Vous pouvez demander des feedbacks à 360, cela vous permettra de progresser, de prendre conscience de tout ce qui va bien (et donc de gagner en confiance) et de cerner les pistes d’amélioration.”
14° Prenez soin de vous
La prise de poste est un marathon, pas un sprint ! Pour tenir sur la durée, écoutez-vous et ménagez-vous. Dormez-vous suffisamment ? Avez-vous observé des changements dans votre comportement au fil des semaines : plus d’irritabilité ? Moins de patience et davantage de stress ? Avez-vous des difficultés à vous concentrer ? Votre charge mentale est élevée en période de transition et d’apprentissage : attention à ne pas tomber dans la surcharge mentale, puis l’épuisement professionnel. Essayez de conserver des temps pour vous pour des activités qui vous font plaisir et vous permettent de recharger les batteries : sport, loisirs créatifs, musique, sorties culturelles… Pour cela, assurez-vous des temps de déconnexion suffisants.
15° Les principaux écueils à éviter lors d’une prise de poste
Se concentrer uniquement sur le travail et l’opérationnel, ne discuter qu’avec une ou deux personnes et zapper des membres de votre équipe, attendre que l’on vienne vous voir pour parler aux gens (cela peut être pris pour du mépris), en faire trop trop vite (ou l’inverse), vous en tenir à ce que vous savez, arriver avec LA solution, négliger les rencontres et les échanges notamment avec vos pairs…
Envie d’aller plus loin ? On vous recommande le livre 90 jours pour réussir sa prise de poste de Michael Watkins (Pearson). Il présente une méthode en dix points avec des exercices et des questionnaires détaillés pour adapter le modèle à sa propre situation.
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