« Je suis invité(e) à une réunion mais je ne connais pas l’objectif ? », « La réunion est à 15h mais j’y serai à 15h10 car les gens ne sont jamais à l’heure ! », « Pardon, on peut revenir sur le dernier point, j’étais sur un mail important ? », « La réunion a duré 2h et aucune décision n’a été prise ! », « Je ne comprends pas pourquoi j’assiste à cette réunion ?! »…
Vous en avez assez de passer une bonne partie de vos journées en réunion et que cela ne soit pas efficace ? Marie Guillain, consultante chez Murano Conseil, spécialisée sur les problématiques d’organisation du travail, de process en mode Lean et d’outils collaboratifs, partage les 10 règles pour gagner du temps et rendre vos réunions plus efficaces.
Prérequis: Avant tout c’est la PRE-PA-RA-TION de vos réunions qui est primordiale : même si l’important c’est le jour J, ne négligez pas l’avant et l’après réunion. Le ratio temps pour une bonne réunion c’est 80% de préparation et 20% de temps effectif de réunion.
1° Se poser des questions préliminaires: pourquoi avons-nous besoin de faire une réunion, quels en sont les attendus / livrables et qui sont les bonnes personnes à inviter ? quelle fréquence pour cette réunion ? Est-elle réellement indispensable ? Votre objectif doit aussi de réduire le nombre de réunion que vous organisez / auxquelles vous participez. Communiquez, déléguez, donnez un cadre et rendez vos équipes autonomes, cela évitera bien des réunions de validation non nécessaires.
2° Meeting request: une réunion comporte une date, une heure, un lieu, un ordre du jour précis et qui sera respecté et un objectif qui parle à tout le monde. Chacun doit savoir précisément ce qu’il doit préparer pour cette réunion. Exigez que les contenus soient envoyés et donc lus 48h avant la réunion pour que celle-ci soit sous forme d’échange de questions/réponses et non de présentation auxquelles les participants assistent relativement passivement.
3° Le jour de la réunion, chacun doit arriver à l’heure avec ses documents préparés. Si je suis l’organisateur, j’arrive même en avance pour préparer et vérifier le bon fonctionnement du matériel. Chez un de nos clients, les participants en retard au COMEX devaient mettre dans une cagnotte 10€ par minutes de retard, cagnotte qui allait en fin d’année à une œuvre caritative… pourquoi pas ? Trouvez vos règles et vos rituels et faites-les respecter.
4° Petit tips non négligeable : On range son téléphone et de préférence sans ordinateur. Chez Murano, nous avons même institué pour certaines réunions et ateliers une « phone box » au centre de la table, où chacun vient déposer son portable. Ce qui permet à tous d’être focus et SURTOUT, de ne pas traiter pas ses mails…
5° Important aussi de choisir le bon support pour la réunion :
- Un PPT si c’est une présentation mais d’autres préférerons un mémo ou un pitch oral présenté debout.
- Des post-IT / un brown paper pour résoudre un problème / faire du brainstorming. Le management visuel est ou outil performant notamment pour vos réunions d’équipe ou projet
- Un support imprimé pour chacun permet de partager des documents complexes.
7° Définition des rôles, en particulier pour les réunions régulières (point projet, réunion d’équipe…):
- Time Keeper : il est responsable du suivi du timing de la réunion.
- Scribe : il est responsable de prendre des notes pendant la réunion, inutile que tout le monde fasse le même travail.
- Animateur : il est responsable de l’animation de la réunion
6° La réunion ne doit pas durer plus d’1h30. Il est même préférable de favoriser les réunions courtes mais plus régulières type les stand-up meetings quotidiens de 15min, ou les walking meeting quand vous avez à aborder des points avec un de vos collaborateurs.
8° Instituer des règles de Savoir Etre: je respecte mes collègues, je ne coupe pas la parole, je respecte les idées des autres (d’ailleurs il n’y a pas de mauvaises idées), je ne juge pas… Et pourquoi pas faire tourner le bâton de parole pour que chacun puisse s’exprimer en toute sérénité et à tour de rôle ?
9° A la fin de la réunion, faire un tour de table: est-ce que tout le monde est en phase avec les décisions / les next step / remarques. Un de nos clients a même mis en place une Appli où chacun note la réunion sur 5 critères dont l’énergie et la motivation que chacun a pu tirer de sa participation à la réunion… Inspirant !
10° Le compte rendu doit être envoyé par le « Scribe » dans la foulée (maxi 24h) avec les next-steps clairs de chacun et les prochaines échéances / réunions à l’ensemble des participants de la réunion ainsi qu’aux absents.
Ces règles ont fait leurs preuves. Les essayer, c’est les adopter ! Cela vous permettra d’aborder vos réunions beaucoup plus sereinement, de les rendre plus efficaces et enthousiasmantes, voire même de dégager du temps pour d’autres tâches à plus fortes valeur ajoutée.
Pour ne rater aucune actualité en matière de qualité de vie au travail, inscrivez-vous à la newsletter de My Happy Job et découvrez notre annuaire du bien-être au travail.
A lire aussi :
– 3 bonnes raisons d’essayer le World Café
– « Ce qui importe dans une réunion, c’est la qualité de présence de chacun »
– 5 idées pour des réunions qui changent (vraiment)
