10 astuces pour une réunion à distance réussie

Il y a encore quelques semaines, les réunions à distance, c’était l’exception au travail. Depuis le début du confinement et la généralisation du télétravail, c’est devenu la norme ! Mais entre les soucis de connexion, le brouhaha quand tout le monde parle en même temps, la monotonie qui s’installe au fil des jours et les réunions qui s’éternisent (même par écrans interposés !)… Ce n’est pas forcément un exercice facile. Voici les bonnes pratiques des consultants de l’équipe MURANO Conseil pour qu’organiser des réunions à distance devienne un jeu d’enfants !

1. Je choisis le bon outil
   Les critères à prendre en compte ? Le nombre de participants, le besoin de partager ou non son écran et des documents, les outils déjà en place dans votre structure (rien ne sert de les multiplier) et enfin le prix. Parmi ces outils, nous pouvons citer Teams, Zoom, Skype, Webex, GoToMeeting, Sparkup… et pourquoi pas HouseParty s’il s’agit d’un apéro en afterwork entre collègues 😉
2. Je rends mes réunions plus ludiques, efficaces et collaboratives
   Il existe pour cela bon nombre d’outils qui peuvent être utilisés en complément, parmi lesquels Klaxoon, Beekast, Kahoot, Sparkup… Ils permettent de faire des sondages, des nuages de mots, des votes en live, des quizz, des brainstorm, même à distance…

3. Je simplifie l’accès à la réunion
   Systématisez la mise à disposition d’un lien de connexion vers l’outil collaboratif dès la création de votre invitation et les éventuels codes d’accès associés, ainsi que le guide d’utilisation de l’outil (les plus simples et accessibles possibles au plus grand nombre). Assurez-vous avant la réunion que les personnes aient réussi à se connecter, pour gagner du temps lorsque vous serez tous réunis en conf call et ne pas stigmatiser les moins technophiles.

4. Je garde de bons réflexes
   Tout comme une réunion en physique, soyez à l’heure, invitez les bonnes personnes, envoyez un ordre du jour en amont, des documents à consulter avant la réunion pour ne pas « débarquer » sur le sujet et avoir déjà un avis sur les décisions à prendre, voire encore mieux un travail préparatoire envoyé 48h minimum avant la réunion.

5. Je privilégie les réunions courtes
   La concentration dans une réunion à distance se perd plus facilement (surtout avec les enfants à la maison !), favorisez donc les réunions plus courtes (idéalement 45 minutes maximum), quitte à diviser en deux les sujets à aborder. Ou à faire une pause conséquente au milieu d’une très longue réunion.
6. Je vérifie la technique !
   En amont de la réunion, vérifiez que votre matériel est fonctionnel (Micro / Vidéo / Wifi), et que vous êtes installé dans une pièce calme, avec une tenue correcte 😉
7. J’anticipe les éventuelles perturbations
   Préparez un petit icebreaker autour du surgissement potentiel d’enfants ou de conjoint dans la réunion (qui peuvent avoir un avis à donner pourquoi pas ;-), ce qui rend tout le monde à l’aise, vous aussi vous êtes dans des conditions un peu particulières, cela vous rend plus proche. Idem si votre connexion n’est pas stable anticipez des guidelines à tenir si vous disparaissez de la réunion de façon impromptue !
8. J’adopte les bons comportements pendant la réunion
   – Si possible et si la connexion le permet, mettez la vidéo en début de réunion, il est en effet toujours plus agréable de savoir à qui on s’adresse (ne pas forcer néanmoins les participants à le faire s’ils n’ont pas été prévenus). Bon à savoir : sur certaines applications, vous pouvez flouter l’arrière-plan pour ne laisser apparaître que votre visage.
   – Coupez votre micro s’il y a du bruit autour de vous et que vous n’avez pas besoin d’intervenir, ou pendant les séances de travail individuel des ateliers collectifs (certains outils permettent de couper les micros pour distribuer la parole de façon structurée).
   – Attention, c’est encore plus vrai dans les réunions digitalisées, la prise de parole peut être monopolisée par certains.
   – Demandez à ce que chaque personne prenant la parole rappelle son prénom, surtout si tous les interlocuteurs ne se connaissent pas.
   – Ayez à portée de main la liste des participants pour pouvoir faire parler ceux qui n’en ont pas eu encore l’occasion.
   – Organisez un tour de table en début et fin de réunion pour donner l’occasion à tous de s’exprimer.
   – Partagez votre écran pour que tout le monde avance au même rythme, même dans le cas d’outils collaboratifs type Klaxoon, une seule interface commune est plus efficace. Cela peut être aussi le fichier partagé du Teams qui est commenté et modifié en direct avec l’alignement du groupe par exemple.
   – En fin de réunion, je finalise avec des actions concrètes pour chacun et des next steps claires.
9. Je remercie tout le monde et demande des feedbacks
   Utilisez un petit questionnaire online sur Googleform ou Typeform, on a toujours des pistes d’amélioration à apporter à ces nouvelles pratiques !
10. Je fais parvenir compte-rendu
    On ne perd pas les bonnes habitudes ! Et il pourrait être ajouté à votre channel Teams également.

Ces règles doivent vous permettre de réaliser des réunions à distance tout aussi productives et même vous permettre de gagner du temps en allant à l’essentiel avec une audience ayant déjà réfléchi au sujet.

La clef d’une réunion réussie étant, mais on ne se répétera jamais assez sur ce point, la PRE-PA-RA-TION !

Enfin, chez MURANO Conseil, on collabore à distance sans se prendre au sérieux : ci-dessus le challenge « Accessoire » d’une de nos dernières réunions de staffing.

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